根据《华中科技大学本科生出国（境）交流管理办法（暂行）的通知》（校外[2020]15号）文件精神，为支持外国语学院优秀本科生赴国（境）外知名大学或科研机构进行课程学习、短期实习实践、毕业设计、参加国际学术会议、学科竞赛与冬夏令营，规范学院对学生赴海外交流的管理，特制定本办法。
一、资助对象
资助普通全日制在校优秀本科生赴国（境）外学习交流（线上或线下），受资助者须同时具备下列条件：
1. 热爱祖国，遵守宪法和法律，遵守学校规章制度，在校期间无违法违纪记录，品行优良；
2. 拟申请的海外交流项目需经学校和学院认定，海外研修、学习、交流目标明确，有双方共同制定的研修、学习、交流计划。
3. 学习成绩良好且具备较强的外语水平各应用能力；
4. 本科期间在学期内赴国外交流的总时长原则上不超过一年（联合培养项目除外）
二、资助类别
1. 长期项目：根据我校与国（境）外大学签署的交流与合作协议，学生在国（境）外学校自费进行课程学习或毕业设计等3个月以上，完成学习后返回我校。该资助项目不包括国家留学基金管理委员会资助的优秀本科生国际交流项目、“N+N”等中外联合办学项目。
2. 短期项目：根据我校与国（境）外大学或机构签署的交流与合作协议，在校本科生自费到国（境）外大学或机构参加为期三个月（含）以内的课程学习、短期实践实习、冬夏令营等；学生自行联系，并经学院或学校认可（且备案），赴国（境）外大学或研究机构参加为期三个月以内的学分课程、短期实践实习、冬夏令营等。
3. 国际学术会议和学科竞赛项目：学生受邀参加在国（境）外举办的高水平国际学术会议并发表论文，或受邀参加国（境）外举办的高水平国际学科竞赛。
三、资助原则
本科生海外交流项目采取学校、学院和学生本人共同分担的原则，具体内容如下：
1. 学院根据该年度学院财政情况制定具体资助额度；
2. 根据学院资助的额度，学校原则上按1:1进行配套资助。
四、开支范围
1. 签证费
2. 一次性往返国际机票（限经济舱）；
3. 衔接国际机票的国内机票（限经济舱）或高铁票（限二等座），且出发地/到达地必须为“武汉”；
4. 保险、住宿费、学费或注册费等。
五、资助要求
1. 我校与国（境）外大学或机构签订协议的项目，学院将按照协议要求进行严格选拔；学生自行联系的项目，须经学院审核同意；国际交流线上项目需获得国教院或外事处OA批件。以上项目均应通过学校备案。
2. 因发表论文而受邀参加学院认定的国（境）外高水平国际学术会议，应向学院提交国际会议邀请函、论文收录通知和会议论文，学院审核同意后报教务处备案。
3. 受邀参加学院认定的国（境）外高水平学科竞赛，应向学院提交参赛邀请函等材料，学院审核同意后报教务处备案。
4. 学生申请资助时应提交详细的费用开支预算。
5. 同等条件下，学校、学院优先资助贫困学生赴国（境）交流学习。
6. 每个学生在校期间原则上只能获得一次长期或短期项目资助。
7. 项目一经批准，不得变更出访国别、时间、学校（科研机构）。如因故无法出访，取消相应资助。
8. 获资助学生如出现以下情况之一，学院将暂时中止资助，甚至要求部分或全额返还已经支付的资助经费：
（1）在提交的申请资料中提供不实信息或隐瞒不利信息；
（2）违反交流协议或交流学校校纪校规；
（3）未经批准逾期不归。
（4）参加课程学习未获得对方学校的有效学分。
（5）未按照学校要求办理离校和返校审批手续。
六、出国离校、返校手续
1. 离校手续
（1）填写纸质版《外国语学院在校本科生出国（境）交流报名审批表》，由系主任签字后，交外国语学院教务科存档。（2）在智慧华中大提交出国申请材料进行网上审批。出国前由学生工作组进行行前谈话。
2. 返校手续
（1）在智慧华中大提交返校申请进行网上审批；
（2） 持对方学校出具的成绩单原件，填写国际“交流学生学分认证申请表”，由系主任、教学院长签字后进行学分认定。
附件1：国际交流（线下）报账须知
附件2：国际交流（线上）报账须知
外国语学院
2022年5月24日
