第一章 总 则
第一条：华中科技大学外国语学院团学联是华中科技大学外国语学院分团委直接指导下独立自主开展工作的群众性组织。
第二条：团学联的宗旨：积极主动地代表和维护外国语学院广大学生的各项利益，保护同学们的合法权益；组织开展多种形式的活动，丰富校园生活，促进良好学风、院风的形成。
第三条：团学联的基本职能是：发挥院系与广大同学的双向、有效的桥梁和纽带作用，促进各项工作的开展，为同学们创造良好的教学秩序和生活学习环境。
第二章 工作制度
一、机构设置
外国语学院团学联由主席团（主席1名，分团委副书记1名以及副主席4名）及其下设的12个部门组成。它们分别是办公室、学术部、权益部、宣传部、组织部、新闻部、文艺部、体育部、社会实践部、外联部、女生部和网络部。
二．主席团职责：
1． 负责各项制度的颁布
2． 负责对各部门工作的引导，协调和考核
三．部门职责：
（1）学术部：
1．负责了解院内同学的学习状况，检查各个班级的到课率和其他学习情况；
2．负责外国语学院内部学术交流和对外学术交流活动的组织和开展；
3．负责外国语学院主题学术活动的组织和开展；
4．负责学校文化节、科技节等学术活动的竞标和组织；
5．认真完成校学生会以及本院主席团交办的任务并且积极配合团学联其他部门的工作。
（2）权益部：
1．负责院内学生的维权工作，及时通报和反馈信息；
2．负责定期的进行卫生检查、疾病防治工作以及其他生活常识的教育工作；
3．负责团学联各项开支的审查和报销工作；
4．了解院内同学的生活情况，对学校和院系的助学工作提出建议；
5．组织开展有本部门特色的各项活动
6．认真完成校学生会以及本院主席团交办的任务并且积极配合团学联其他部门的工作。
（3）组织部：
1．负责分团委的组织工作，安排组织生活，抓好各个支部的建设和教育培训工作；
2．负责团员的团籍年度注册工作，团员证的日常管理工作，团费收缴工作；
3．负责团内推优工作，协助有关部门做好入党积极分子的推荐工作；
4．负责团内评优工作和各个团支部的年度考核工作；
5．负责引导监督各个支部的特色团会特色团日活动；
6．认真完成校学生会以及本院主席团交办的任务并且积极配合团学联其他部门的工作。
（4）宣传部：
1．负责团学联宣传工作的策划及实施；
2．负责对各班宣传工作进行引导监督考核；
3．负责制作全院的宣传栏，对卫生检查结果以及全院大事进行公布；
4．配合外联部进行一系列外联工作的宣传策略的制定及实施；
5．组织开展有本部门特色的各项活动
6．认真完成校学生会以及本院主席团交办的任务并且积极配合团学联其他部门的工作。
（5）新闻部：
1．负责院刊工作简报及其它文档工作的编发工作；
2．负责院内各项活动、先进个人及其事迹的宣传报道工作；
3．负责对各班及团学联各个部门新闻工作的引导，监督；
4．组织开展有本部门特色的各项活动
5．认真完成校学生会以及本院主席团交办的任务并且积极配合团学联其他部门的工作。
（6）社会实践部：
1．负责院内及校团委组织的各项社会实践活动的开展；
2．负责假期社会实践活动的申报，组织及评估工作；
3．负责外国语学院青年志愿者的活动和开展；
4．负责本院相关的物品管理；
5．组织开展有本部门特色的各项活动
6．认真完成校学生会以及本院主席团交办的任务并且积极配合团学联其他部门的工作。
（7）文艺部：
1．负责迎新晚会、扫盲舞会等院内文艺活动的组织和开展；
2．负责组织参加文化节、科技节的相关文艺活动；
3．负责外国语学院承办的校级文艺活动的组织和开展；
4．负责对各班级文艺工作的引导与监督；
5．认真完成校学生会以及本院主席团交办的任务并且积极配合团学联其他部门的工作。
（8）体育部：
1．负责外国语学院各项体育活动的开展，丰富同学们的课余生活；
2．负责学校运动会及其他体育赛事的人员选拔和报名工作，并组织相关培训；
3．负责了解和协调各班的体育活动的开展情况，并对其作出安排和建议；
4．认真完成校学生会以及本院主席团交办的任务并且积极配合团学联其他部门的工作。
（9）外联部：
1．负责院内各项活动的外联工作；
2．负责联系外界，并且搜集助学岗位的相关信息并及时向同学们通知；
3．负责本院与外院的交流，以及一系列邀请函的发送等；
4．组织开展有本部门特色的各项活动
5．认真完成校学生会以及本院主席团交办的任务并且积极配合团学联其他部门的工作。
（10）网络部：
1．负责外国语学院网站的建设和维护，信息的更新；
2．负责团学联其他部门干部网络技能的相关培训及指导；
3．为团学联各项活动提供技术支持；
4．认真完成校学生会以及本院主席团交办的任务并且积极配合团学联其他部门的工作。
（11）女生部：
1．负责外国语学院各项活动中会场布置设计以及礼仪的安排；
2．负责外国语学院承办的校级文艺活动的组织和开展；
3．及时了解院内女生学习工作情况，并向团学联反馈信息
4．组织开展有本部门特色的各项活动
5．认真完成校学生会以及本院主席团交办的任务并且积极配合团学联其他部门的工作。
（12）办公室：
1．负责安排以团学联的名义召开的各种会议的会务工作；
2．负责做好团学联的档案工作的整理和存档工作；
3．完成主席团分配的考核任务；
3．认真完成校学生会以及本院主席团交办的任务并且积极配合团学联其他部门的工作。
四、人员分工：
1．主席：全面负责团学联的各项工作，领导主席团作出决策。
2．副主席：监督并协调分管部门的工作；参与主席团决策；为团学联的发展和其他各项工作提出建议。
3．分团委副书记：负责入党积极分子的推荐工作；监督并协调分管部门的工作；参与主席团决策；为团学联的发展和其他各项工作提出建议。
4．部长：完成该部门的任务，及时向主管副主席汇报工作情况；加强部门内部建设；安排并指导部员的工作；及时向团学联通报校会和其他院系的相关情况；为团学联的发展提出建议。
5．部员：完成部长交办的各项任务；对团学联工作提出建议。
五．此制度由主席团负责监督执行。
第三章．会议制度
为了加强外国语学院团学联各部门的交流，提高办事效率，培养诚实严谨的工作作风，实现自我监督, 更好的开展学生活动，特制定此制度。
一、会议形式
1．院团学联例会每两周召开一次，与会者为团学联主席团成员、各部部长及各班班长，会议主要内容为对前期工作的总结和后期工作的安排。
2．部门会议根据部门工作需要时间由部长自行安排，与会者为各部部长、副部长及部员，有时也包括该部门的分管副主席。会议主要内容为传达近期团学联工作路线及思想，对本部门前期工作的总结和后期工作的安排。
3．干部培训会由院分团委指导，由主席团组织，旨在增强团学联成员的工作意识，提高团学联成员的的业务能力和整体素质。与会者主要为团学联副部级以上的学生干部或团学联全体成员。
4．临时会议主要为协调工作、安排任务，使活动有序地进行。与会者为活动筹备小组负责人，会议内容相对不固定。
二、会议要求
1．与会人员必须准时到会并签到，原则上不许缺席，如有特殊情况须提前向主席团或部长请假并亲自说明理由。无故旷会或迟到者由办公室做好记录，作为考核依据。
2．会议中，要求与会人员自带笔记本，并认真做好记录，相关通知及时传达。会议中要保持安静，不能随便走动。要求所有通讯工具一律关闭或调至振动。
3．各部门的会议时间应须至少提前一天通知办公室主任，并做好会议记录，及时交至办公室存档。每学期部门例会不得少于三次。部门例会情况将作为该部门的考核之一。
4．会议内容要充实、简短，尽量做到高效化。
5．校会例会每两周一次，主席各及部长要准时参加，亲自到会并及时传达校会工作思想及相关事宜。
三、本制度由外国语学院团学联办公室负责监督执行，并负责解释。
四、本制度自公布之日起实行。
第四章．财务制度
外国语学院团学联由外国语学院分团委每学期拨发一定数额经费以保证团学联正常开展工作．在组织大型活动时部分资金可有外联部通过赞助的形式获得．为了建立高效，廉洁，务实的财务运行体制，实行财务资源的合理配置，提高资金利用率，特制定本制度．
一． 财务机构
由团学联权益部负责已经审批经费的兑付和帐务管理，各部长为本部财务负责人．
二． 财务支出
（一）．日常办公支出
1．包括团学联各部办公用品等必要开销，金额20元以下由各部长认可后可直接购买，超过20元须向主席团申请经批准后方可购买．
2．对于打印，复印文档，在固定打印社记账，超过10元须在权益部拿到主席签名的据条方可进行。
（二）．活动经费支出
团学联各部门在活动之前要将活动计划（包括经费预算）上交的主席团，经主席团审批后方可开展活动．活动期间所有财务支出必须与活动有关，否则不与报销．
对与大型活动，要随时对活动中的支出进行登记．活动结束后，要对工作进行总结并将总结材料上交主席团，为以后的活动预算提供参考．
三． 经费报销
（一）．各种开销均需开具写有明确信息的正规发票（盖有全国统一发票监制章，售货方及水印章，三章缺一不可），对于不能出具正规发票的特殊情况（如活动场地的租借及悬挂横幅交费等），必须有活动单位提供的盖有公章的有效书面证明材料．
（二）．团学联所有成员必须明确报销凭证只有正规发票，其他收据，白条，无水印，无公章，经过涂改的发票均无效．
（三）．对与发票的要求：正面必须注明物品的名称，数量，价格（或者写在发票背面），不得写＂办公用品＂等笼统概念，不得有任何涂改的痕否则不与报销迹．当购买大量的小件物品时须另附清单．各部长须在每张发票背面注明活动的名称，款项用途，经受人的姓名．发票日期要与活动日期相符．
（四）．如无特殊情况，日常经费在支出一周内，活动经费在活动结束一周内必须上交发票，以便汇总．如无故延期不交，不与报销．
（五）．活动经费的支出在预算范围内方可通过发票报销，除特殊原因外超出预算１０５％的部分由该活动负责人负责．
（六）．经费报销为每月一次，即每月末例会时将报销的钱款返还各部．活动经费的报销可灵活处理．（即每月底清一次帐，具体情况由权益部长即使与分团委沟通，大额活动经费可以不在月底报帐范围内，或欲在月底报帐的大额经费须提前一周上报）．
（七）．权益部长须做好每月的报帐表上交主席团存档．（具体格式待定）
（八）．凡未履行上述规定及要求的活动开销均视为非公费开销，其钱款由各部自行解决，恕不报销．特殊情况的，由部长亲自找分团委书记说明情况，经其同意并签字后，由部长持签字证明到权益部长处核实后方可有效．
第五章．文档管理制度
院团学联文档是指由院学生会办公室及各部门保存管理的院学生会文书、档案等文字、图片等材料。做好文档工作，是院学生会加强自身建设的重要内容，是完善工作管理体系、方便联系交流的重要措施。为加强文档管理，特制定此制度。
一、文件的撰拟
1．团学联各部门在每学期初应认真整理人事档案及拟定工作计划，在本学期结束三周之前应认真总结学期工作。各部门人事档案、工作计划书、期末总结及相关活动资料以书面形式呈报主席团，经主席团审核通过后由办公室备案保存。
2．团学联各部门通讯录在学期初随工作计划一同上交，由办公室备案保存，凡有任何更改，需及时上报至办公室。
3．各种活动前必须由主要负责部门向主席团上交系统成文的书面活动计划（包括宣传、后勤等具体职责落实到人、大致活动进程表、各项经费预算，包括主席、副主席、办公室主任在内的有关活动组织者）。活动结束后一周内上交活动总结，包括时间、地点、名称、主办部门、形式、内容、影响及不足之处等方面要素,由办公室负责归类存档。
4．团学联各部门要颁布的工作文件、制度等必须由部长审阅，且在落款处注明具体的部门；超出此范围的公布须经主席团或分团委审批方能公布。
5．团学联各部门日常活动总结需按时上交，办公室负责整理，准备近两周工作简报，上交校办公室备案。
二、档案要求及管理
1．所有手工文档都必须书写工整，符合规格。
2．办公室对于各种文档（电子和文本）分类存放，统一管理。对破损的档案要及时修复，对于流失的档案要及时补救。
3．借阅院团学联档案须向办公室申请、登记，并按时归还。借用人须保证其文档的完整性、条理性、整洁性。对于使用期间发生丢失、破损等情况者应由借阅人负全部责任
4．未经许可，任何人不得向其它单位或个人公布团学联内部档案。
三、本制度由外国语学院团学联办公室负责监督执行。
第六章．物品管理制度
１. 团学联所有物品由社会实践部统一管理，每学期由社会实践部负责将上学期的物品进行清查，以清单形式上报主席团．
２. 社会实践部要制作《物品流动登记表》，对物品流动进行登记，登记内容包括借用人．借用人联系方式．归还时间．归还人．是否损坏等.
３. 任何团学联部门和个人借用物品必须向社会实践部提出口头申请，并作好记录，用完后必须按时归还，对物品损坏经核实须赔偿．
４. 对于外国语学院团学联或年级学生会以外的组织和个人借用物品原则上不予同意，经分团委书记或团学联同意者方可借出．
５. 社会实践部负责同学对借出物品要按时收回，否则提醒借用方，如果有其他情况须上报主席团．
６. 本制度由外国语学院团学联社会实践部负责监督执行。
第七章．干部考核制度
为加强我院学生干部队伍建设，提高学生干部的业务素质及综合能力，从而促进我院各项工作的顺利开展，特制定外国语学院学生会干部考核制度．
一、 考核原则：公平、公正、合理、全面的原则
二、 考核宗旨：树立典范，创优争先，奖惩分明，提高干部队伍素质和工作能力
三、考核对象：团学联干部及各班级．
四、考核方法：
（一）团学联干部考核制度
1．各项制度的完成为依剧，各项满分１００分，最后按一定比例加入总分
2．由各项制度的执行机构对各部门执行状况进行记录，上交办公室，以月为单位统计分数， 由办公室打分，汇总对外公布。
3．一个月内有部门在物品管理及财务制度方面没有关联，则此两项的得分为其它部门的平均分
|
项目 |
所占比例 |
执行机构 |
|
会议制度 |
１５％ |
办公室 |
|
物品管理制度 |
５％ |
社会实践部 |
|
财务制度 |
１０％ |
权益部 |
|
文档管理制度 |
１０％ |
办公室 |
|
工作制度 |
６０％ |
主席团 |
（二）各班级考核制度
1．每月由主席团及各部门提交奖励申请，经主席团审议通过方可计分，
2．每次满分１０分，具体得分由主席团审议决定．
