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校教【2007】65号
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第一条 为规范我校学生基本身份信息变更管理工作，保障学生合法权益，制定本管理办法。
第二条 本办法所指的学生基本身份信息，主要是指在籍学生的姓名、性别、民族、出生日期、身份证件类型、身份证件号码等个人身份信息。对在籍学生这些信息的变更，适用本办法。
第三条 学校建立学生基础数据库，记录学生的相关信息，保证信息的准确与安全。具体由注册中心负责。
第四条 学校招生部门在招生录取工作结束后2周，将包含学生信息主要项目在内的全部学生名册（以下简称"初始学生名册"）报送注册中心，由注册中心装载入学校学生基础数据库。
第五条 注册中心应提供学生信息查询服务，以便学生查询、校验个人信息。
第六条 学生需要变更其个人基本身份信息，应提出变更申请，按如下办法办理。
（一）新生在正式注册取得学籍之前，如有信息变更，应首先向学校招生部门提出申请，由学校招生部门审核确认之后再书面通知注册中心变更。
（二）学生为外国人或无国籍人，其出示的有效身份证件类型及号码与学校学生基础数据库中记载的信息相同，学生需要将其中文姓名变更为其所持有效身份证件上载明的非中文姓名，或者将与其所持有效身份证件载明信息相同的非中文姓名变更为中文姓名的，学生应首先向国际教育学院提出申请，经国际教育学院审核确认之后再书面通知注册中心变更。
（三）学生未曾有效变更过某信息项，因某些方面原因，学校学生基础数据库中的数据有误时，注册中心可以将该信息项变更为与初始学生名册中载明的该信息项一致。
（四）学生属于中国公民，其有效身份证件类型为居民身份证，其当前公民身份号码为18位，学生需要将数据库中的公民身份号码由15位变更为18位，且其升位方式符合公民身份号码升位算法的，注册中心可以根据学生出示的有效身份证件上载明的公民身份号码予以更正。
（五）不属于以上情形的变更，学生需持有效身份证件及由该证件颁发机关（或其派出机构）出具的变更证明原件（明确列明：因何原因何信息项由何内容变更为何内容；变更时间应发生在入学考试录取后至毕业发证前），在变更证明开具的2个月内，向注册中心提交变更申请。注册中心核准学校学生基础数据库及变更证明的相关信息，待学生提交的变更证明原件经学校档案馆确认后，对相应信息予以变更。
第七条 学生某些个人主要项目信息缺失，需要补全的，向注册中心提出补全申请，按如下办法办理。
（一）经注册中心核查，该缺失的信息在初始学生名册中可以查到的，由注册中心按初始学生名册中载明的信息补全。
（二）如果学校学生基础数据库中已经记载学生有效身份证件类型及号码，学生需要补全的其他信息项在初始学生名册中也缺失，注册中心在核准学生有效身份证件之后可以根据学生有效身份证件上载明的信息予以补全。
（三）如果学生申请补全的信息项为身份证件类型及号码，且该信息项在初始学生名册中也缺失，则学生应首先向招生部门申请，由招生部门核准该学生的身份证件类型及号码，书面通知注册中心修改学校学生基础数据库，补全该学生的身份证件类型及号码信息。
第八条 注册中心在变更（或补全）学生信息之后，应在一周内通报校内相关部门。
学生管理部门在收到注册中心的学生信息变更通知之后，应按教育部或国家其他部委有关规定办理相应变更手续。
第九条 对于持身份证件颁发机关（或其派出机构）出具变更证明变更学生信息的，变更部门应负责将该变更证明原件转档案馆归入学生档案。
档案馆应负责审核变更证明原件的合法性、真实性。
第十条 校内各单位需要使用学生信息时，应以学校学生基础数据库中的数据为准。
注册中心应提供查询服务，以便校内相关部门按权限查询学生信息和学生信息变更信息。
第十一条 有效身份证件是指：
（一）居住在境内的中国公民，为中华人民共和国居民身份证或临时身份证；当学生年龄小于16周岁时，其有效身份证件也可以是全国统一式样的户口簿；
（二）中国人民解放军军人，为军官证、文职干部证、士兵证，或军事院校学员证；
（三）中国人民武装警察，为警官证、文职干部证、士兵证，或军事院校学员证；
（四）香港、澳门居民，为港澳居民来往内地通行证或港澳同胞回乡证；
（五）台湾居民，为台湾居民来往大陆通行证；
（六）华侨学生，为中国护照；
（七）外国公民，为本国护照。
以上所有身份证件，均应在有效期内。学生在办理信息变更业务时，须出示证件原件，注册中心留存复印件。
第十二条 招生部门和学生管理部门，是指：
（一）普通本科生，招生部门为学生工作处，学生管理部门为教务处；
（二）研究生，为研究生院；
（三）外国留学生、港澳台侨学生，为国际教育学院；
（四）高等职业教育学生、成人教育学生、网络教育学生以及其他培训学员，为远程与继续教育学院。
第十三条 本办法自发布之日起实施，由注册中心负责解释。
华中科技大学
二OO七年十二月十七日
