全院本科生、各班级：
随着高等教育改革的不断深入发展，学生工作的内容正逐渐发生深刻的变化，育人、服务、以人为本等理念已深入人心，学生工作需要坚持以学生发展为本不断创新。
为进一步践行科学发展观，坚持以人为本的发展理念，充分解决广大学生学习生活中遇到的各种问题，推进学工组助理委员会服务同学的理念的落实，最大限度指导、方便学生办理各种学生事务，经学工组讨论决定，将于2009年6月起，依托学工组助理委员会这一重要学生干部组织，在全院试行学生事务代办制度，具体实施方案如下。
外国语学院学工组
2009年6月3日
一、建立本科生事务代办制度的目的意义
学生事务代办制度是为解决学生因路程远、时间冲突等原因不方便办理有关学生事务的实际困难，通过学工组助理委员会干部队伍书面和网络受理学生日常委托，通过规范的运作，在规定的时限内由专人帮助学生代办相关事务，实现学生便捷、快速、高效办理相关学生事务的制度。
建立学生事务代办制度的重要意义。
一是学工组助理委员会“服务同学，做辅导员的好助理”这一工作原则的需求。将学工组助理委员会了解熟知的各种资源更加充分利用到为同学们服务中，提高办事效率，为辅导员分忧。
二是加强学生助理委员会与同学们的交流的需要。通过同学们的咨询、委托，助理委员会进一步发掘同学们的需求和发现工作中的不足，从而进推动工作的提升。
三是打造节约型社会的需要。学生事务代办制度，解决了同学们办事繁，办事难的问题，为同学们节约了时间，经费。
四是反映学生们心声的需要。通过为同学们办理事务，了解到同学们的所思、所想、所虑，掌握学生们的思想动态。
二、本科生事务代办制度的原则
1、便利原则。让学生干部成为学生办事的代办人，方便学生办事；
2、公开原则。服务项目、办事程序、承诺时限、事务代办人等内容全面公开，做到能不能办、如何办、谁代办、什么时间办完，让学生清楚明白，便于监督。
3、高效原则。对每一件学生申请办理的事项，随时受理，快速承办，限时办结，切实提高办事效率。
三、学生事务代办的工作网络
1、代办事务受理方式
（1）值班助理随时随地接受学生的委托；
（2）通过外国语学院学生网上办事平台受理学生代办委托；
2、原则上由学工组助理全程负责所在班级同学的委托事项；
3、因办理手续所需的必要费用由委托人自行承担；
4、代办助理应及时与委托学生进行联系，并在其值班当天集中时间办理；特殊情况可以转交当日值班助理随托随办。
三、学生事务代办的事项范围
1、病例、图书证、学生证等证件遗失证明及补办；
2、在读证明办理，成绩单盖章等；
3、学院及学校荣誉盖章等
4、借用教室、活动借用场地等
5、其它适合代办的事务
四、学生事务代办工作流程
代办程序由问事、受理、代办、回复四个环节组成。
1、问事环节。每位学工组助理负责代办本班同学的相关事务，采取定期和不定期的办法，及时了解班内同学是否有事需要代为办理。
2、受理环节。代办学生相关事务，按照下列程序执行。
（1）学生备齐相关材料后，可联系各班级相关学工组助理申请代办，或者在外国语学院学生网上办事平台上自行填写留言；
（2）学工组助理对所有申请进行初步审核，属于代办业务范围的，由申请人填写《外国语学院学生事务代办申请表》；不属于代办事务范围的，应告知申请人由其自行办理，并根据《外国语学院本科生办事指南》上相关办事流程给予指导；
（3）学工组助理在值班时间内将所收《外国语学院学生事务代办申请表》上相关申请信息记录在《学生事务代办记录簿》上备案，完成受理；
3、代办环节。学工组助理干部持学生申请并所附材料到学工组值班时间到相关部门办理。
4、回复环节。代办事务办结后，由代办助理把办结的事务带回，分别向委托人予以回复，并在《学生事务代办记录簿》上做好记录。如因一些原因无法办理的，应向申办同学说明详细情况。
五、有关要求
1 、为保障制度落实到位，最大限度服务同学，学工组成立领导小组，由党总支副书记阙紫江任组长，兰行行、骆毅、胡辰伟任副组长，加强对该制度的指导落实。
2、扩大舆论宣传。全院各学生组织、各班级要加强对该制度的学习和宣传工作，利用网络以及宣传栏等宣传工具，积极向同学们宣传学生事务代办制度的必要性和重要性，以及代办服务项目、办理程序等具体做法。
3、落实责任工作，提高办事效率。明确各助理职责，做到专业化，规范化。
4、成立监督小组，加强对本科生事务代办制度实施情况的监督检查。一方面，定期检查《学生事务代办记录簿》，不定期回访申请人，了解助理为同学们服务的情况，另一方面根据《外国语学院学生事务代办申请表》，监督委员会主力办事过程，促进整个办事环节高效运作，办证主力能在规定时间内回复申办人。
5 加强对学工组助理委员会干部的培训，提高办事水平。要在严格按照事物代办制的有关程序的基础上，创造性的开展工作，不断开拓新思路，总结新经验，完善办事机制，丰富代办内容，为代办制工作顺利推行提供保障。
外国语学院学工组
2009年6月3日
